Buffermanagement: de planning optimaliseren

Een veelvoorkomend probleem bij het uitvoeren van projecten is het overschrijden van de deadline. Overschrijdingen zijn veelal het gevolg van onvoorziene gebeurtenissen. Bij het opstellen van een planning is het dus van essentieel belang om rekening te houden met onzekerheden. Onderstaand wordt ingegaan op de kritieke keten en de buffermanagement methode identificeert de kritieke punten in de planning en beschermt deze tegen de onvermijdelijke onzekerheden.

Oorzaken van overschrijdingen

De duur van een taak is niet exact in te schatten. Bij het bepalen van de duur is er een bepaalde kans dat een taak in de gegeven tijdspanne uitgevoerd wordt. Mensen hebben bij het inschatten van de duur de neiging om het zekere voor het onzekere te nemen. De taakduur is daardoor vaak gebaseerd op de kans dat de taak in 90% van de gevallen afgerond kan worden binnen de opgegeven duur. Omdat dit voor iedere taak in de planning wordt toegepast, is de totale duur van de planning onnodig hoog. Ondanks het feit dat in de praktijk bij het opstellen van een planning al voor iedere taak rekening wordt gehouden met onzekerheden, worden projecten toch zelden op schema afgerond. Wat is hiervan de oorzaak?

Een eerste reden voor vertragingen is de Parkinson's Law, waarin wordt gesteld dat werk toeneemt om de beschikbare tijd op te vullen. Mensen zullen bijvoorbeeld een product verder verbeteren als ze voor de opgegeven einddatum het doel bereikt hebben. Eerder opleveren levert vaak geen voordelen op. Een tweede reden is het studentensyndroom, waarin wordt gesteld dat mensen vooraf denken tijd genoeg te hebben, vervolgens te laat beginnen en geen rekening houden met Murphy's Law (alles wat fout kan gaan, gaat ook fout). Een derde reden is dat mensen vaak aan meerdere projecten tegelijkertijd werken en dus hun beschikbare tijd over verschillende taken moet verdelen. Door het onderbreken en opnieuw oppakken van taken, moeten mensen zich telkens weer inwerken.

Project op tijd afronden

Hoe moet dan worden omgegaan met de onzekerheden bij het plannen en uitvoeren van projecten? Om het probleem op te lossen moeten de veiligheidsmarges op een andere manier in de planning worden verwerkt. Om Parkinson's Law en het studentensyndroom te voorkomen, wordt de veiligheidsmarge niet meer in de taakduur opgenomen. De taakduur kan dus worden verminderd, zodat bijvoorbeeld de taak in de helft van de gevallen eerder klaar is en in de helft van de gevallen later klaar is. De optelsom van de in mindering gebrachte duur van taken op het kritieke pad wordt aan het einde van de keten met kritieke taken toegevoegd. Zodoende wordt de einddatum van het project beschermd door een buffer, ook wel projectbuffer genoemd.

De optelsom van de in mindering gebrachte duur van niet-kritieke taken wordt voor de kritieke taak geplaatst, waaraan de keten met niet-kritieke taken gelinkt is. Zodoende wordt de startdatum van de kritieke taak beschermd door een buffer, ook wel aanleverbuffer genoemd.

Kritieke taken bepalen de einddatum

Kritieke taken bepalen de einddatum van het project. Daarom is het van groot belang dat medewerkers direct aan een kritieke taak kunnen beginnen zodra dat mogelijk is. Om dit te realiseren moeten medewerkers vooraf gewaarschuwd worden wanneer verwacht wordt dat zij aan een kritieke taak kunnen beginnen. Daarvoor moet dus nauwlettend de voortgang op voorafgaande kritieke taken worden gevolgd. Door dit waarschuwingssysteem is het mogelijk om een taak direct te starten, ook als de voorafgaande taak eerder wordt afgerond. Dit systeem maakt het mogelijk om de duur van de projectbuffer te verminderen. Daarbij is het natuurlijk wel van belang dat de medewerkers zo min mogelijk worden geïnterrumpeerd.

Een waarschuwingssysteem is niet nodig voor de niet-kritieke taken, omdat een aanleverbuffer én een projectbuffer eventuele vertragingen kunnen opvangen. Uiteraard is het belangrijk om het verbruik van de aanlever- en projectbuffer nauwgezet in de gaten te houden.