Bezuinigen? Maak de juiste keuze!

Overheden, zowel Rijk, Provincie, waterschappen en gemeenten, ontkomen de eerste jaren niet aan bezuinigingen. Door de lagere inkomsten zal er in de kosten moeten worden gesneden. Anderzijds ligt er de druk de beleidsdoelstellingen te halen en niet te korten op essentiële uitgaven en nieuw beleid. Een van de terreinen waar naar kostenverlaging gezocht gaat worden, is de interne organisatie en bezetting. De vraag luidt of het mogelijk is, door werkzaamheden anders te organiseren, de kosten van de overheden naar beneden te brengen. Het antwoord daarop is ja! Hoe? Door aanpak van problemen en knelpunten anders te benaderen: kies voor projectmatig werken. Daarmee ligt de focus op het probleem of uitdaging en is optimale inzet van mensen en middelen te organiseren. Binnen projectverband werken medewerkers uit verschillende disciplines samen over afdelingsgrenzen heen. Daardoor ontstaat betere afstemming, grotere betrokkenheid en duidelijke relatie tussen doel en werk. Samenvattend: minder kosten met een beter resultaat.

Voordelen van projectmatig werken

De voordelen van projectmatig werken zijn:

• Focus op doelstelling organisatie:
  Door het goed afstemmen van projecten op de organisatiedoelstelling blijft de focus van de organisatie gericht op de doelstellingen. Projecten die geen bijdrage leveren aan de doelstelling, worden niet opgestart. Ook van lopende projecten wordt regelmatig getoetst of de projectresultaten nog bijdragen aan de doelstelling van de organisatie. Immers, externe ontwikkelingen kunnen leiden tot andere doelen. Bestaande projecten die niet langer bijdragen aan de doelstelling worden ontbonden. Nieuwe projecten kunnen efficiënt en snel worden opgezet.
• Flexibiliteit:
  Veranderingen vragen om aanpassingen. Met een projectenorganisatie is snel op verandering in te spelen daar een flexibele organisatie is, gericht op het behalen van doelen. Projecten zijn tijdelijke organisaties. Na realisatie worden projecten ontbonden.
• Kostenbesparing:
  Een projectenorganisatie kent in de kern een kleine vaste structurele bezetting. De overige werknemers zijn voor de duur van het project ingezet. Deze medewerkers kunnen uit de eigen organisatie komen. Is echter specifieke kennis nodig dan kan deze alleen voor de duur van het project van buiten de organisatie ingezet worden.
• Kwaliteit:
  Projecten kennen een doel en leveren een product of dienst. Vooraf is goed te omschrijven aan welke criteria het product of de dienst dient te voldoen. Onderdeel van de sturing van het project is dus ook sturing op kwaliteit.
• Managen:
  Een van de aspecten van het management is het selecteren van die projecten die echt bijdragen aan de doelstelling van de organisatie. Portfoliomanagement is het instrument om ideeën, uitdagingen en problemen in lijn met de organisatiedoelen te brengen en houden. Vervolgens vindt vertaling naar projecten plaats. Bij de prioritering van projecten wordt rekening houden met bijdrage aan de doelstelling van de organisatie en o.a. financiën, risico’s en beschikbare mensen en middelen.
• Risicospreiding:
  Een projectenorganisatie maakt zich niet afhankelijk van een partij. Door elk project opnieuw in te richten, kan voor ieder project de keuze van in te zetten middelen opnieuw gemaakt worden.
• Risicomanagement:
  Apart onderdeel van het management is aandacht voor de risico’s. Inzichtelijkheid en afweging van risico’s van projecten is door de invoering van risicomanagement op gestructureerde wijze mogelijk.

Wat kan niet georganiseerd worden door inzet van projectmatig werken?

Projectmatig werken is niet voor alle situaties en werkzaamheden de juiste oplossing. Er zijn twee categorieën van werkzaamheden die niet geschikt zijn voor projectmatig werken. Wel is het van belang kritisch die werkzaamheden onder de loep te nemen en na te gaan of er verbeteringen mogelijk zijn door onderdelen projectmatig aan te pakken of efficiënter uit te voeren. De twee categorieën zijn:

• Routinematige werkzaamheden
  Dagelijks terugkerende werkzaamheden vereisen een vast patroon. Ook hier zijn voordelen te behalen door efficiënter te werken.
• Improvisatie
  In onvoorziene omstandigheden is improvisatie noodzakelijk. Hier zal naar gelang de omstandigheden gehandeld dienen te worden.

Opbrengsten project matig werken

Invoering van projectmatig werken is alleen bedrijfseconomisch verantwoord als de totale kosten van invoering en projectmatig werken lager liggen dan de kosten van de huidige organisatie. Het instrument om deze kostenvergelijking te kunnen maken, is een business case. De business case maakt inzichtelijk wat de netto opbrengst is van het projectmatig werken. Indien er geen positieve opbrengst is, dan luidt de conclusie dat projectmatig werken niet opweegt tegen de bestaande vorm van werken.

Overgangskosten projectmatig werken

Overgaan naar projectmatig werken betekent investeren in nieuwe processen en afscheid nemen van bestaande situatie. Dit betekent o.a.:

• Antwoord moet gegeven worden op de vraag hoe om te gaan met bestaande personele bezetting. Zijn deze medewerkers in te zetten binnen de toekomstige projecten, is bijvoorbeeld een vraag. Zo niet, dan zal er een verantwoorde oplossing gevonden moeten worden die de nodige kosten zal vergen.
• Inrichten van de organisatie om projectmatig te kunnen werken brengt eenmalige kosten met zich mee. Hieronder meer over het organiseren van projectmatig werken.

Organiseren projectmatig werken

Projectmatig werken vergt de nodige aanpassingen en nieuwe functies binnen de organisatie. Wat is nodig om projectmatig werken in een organisatie succesvol te kunnen uitvoeren:

• Portfoliomanagement:
  De taak van portfoliomanagement is het in lijn brengen en houden van projecten met de strategische doelstellingen van de organisatie. Hierbij worden aspecten als bijdrage aan bedrijfsstrategie, beschikbaarheid resources en risico’s van projecten onderling afgewogen en vindt prioriteitstelling plaats.
• Projectenbureau:
  Het projectenbureau ondersteunt de projectmanagers door het beschikbaar stellen van o.a. templates, instructies en voortgangsrapportages. Tevens verzorgt het projectenbureau de periodieke rapportage aan het management over de voortgang van de projecten. Deze voortgangsrapportage is gebaseerd op de rapportage van de projectmanagers.
• Management van projecten:
  Binnen de organisatie moet een structuur neergelegd worden over hoe de projecten zullen worden aangestuurd. Deze structuur maakt deel uit van de processen binnen de organisatie. Elementen die geregeld moeten zijn, zijn o.a. verantwoordelijkheden, het proces voor opstarten van een project, de periodieke rapportages, bevoegdheden van de projectmanager, beschikbaar stellen van projectbudget en het afronden van projecten.
• Projectmanagement:
  Projectmanagement is een vak. De projectmanager moet beschikken over de technische vakbekwaamheid, maar daarnaast de nodige bekwaamheden voor de zachte kant van het vak en de organisatorische componenten beheersen.