Het verband tussen kwaliteit van arbeid en planning

In de dagelijkse praktijk wordt het werk van de resourcemanager bemoeilijkt op het moment dat zijn mensen meer dan één vaardigheid hebben. En dat is natuurlijk altijd zo, want mensen hebben meerdere vaardigheden die ze verder willen ontwikkelen of in ieder geval willen inzetten in de dagelijkse werksituatie. Door in de planning van de werkzaamheden een optimale planning te combineren met deze verschillende vaardigheden en wensen, wordt de kwaliteit van arbeid verhoogd.

Resource planning

Een resource manager heeft te maken met medewerkers die optimaal ingezet moeten worden. De reden dat het plannen en inzetten van de resources binnen steeds meer bedrijven een aparte verantwoordelijkheid wordt, heeft te maken met een optimalisatie van kosten en opbrengsten. Zeker in een bezetting van professionals die door inkrimping van de organisatie steeds verder wordt verkleind. Deze inzet heeft verschillende variabelen, zoals:

• De vaardigheden van de medewerkers (skills): Hoe meer verschillende vaardigheden de medewerkers hebben, des te lastiger is het om een optimale planning te maken. Immers, een resource kan per tijdseenheid maar één keer ingezet worden.
• De ervaring van de medewerkers: De ervaring van een resource heeft enerzijds te maken met reeds opgedane kennis (zowel in tijd/projecten als ook officiële certificaten) en anderzijds met de vraag welke vaardigheden de resource verder wil uitnutten en uitbouwen.
• Het aantal mensen: Indien het een klein aantal betreft (bijv. 10 of minder) kent de resourcemanager zijn medewerkers natuurlijk wel.
• Het aantal projecten: Hoe meer projecten er tegelijk spelen, des te meer aandacht zal er besteed moeten worden aan de planning van de verschillende projectfasen, de doorlooptijd en de benodigde kennis per fase.
• Het aanwezige routinewerk;
• Persoonlijke kenmerken en voorkeuren: Denk hierbij aan behaalde gewenst carrièrepad, projectvoorkeuren van de medewerker, woonplaats, rijbewijs, wil hij langer van huis, eventueel in het buitenland verblijven etc.

Skill scheduling

Inzicht in de eerder genoemde variabelen zal een goede toewijzing van mensen op activiteiten van een project in de hand werken. Waarom is dat van belang? De projectleider is vaak de aanvrager van capaciteit op zijn project. De projectleider zal dat doen op basis van vaardigheden. Het wordt steeds minder de gewoonte om individuele mensen op persoonlijke titel aan te vragen. Dit heeft te maken met een verdergaande formalisatie binnen organisaties waardoor steeds meer procesmatig wordt gewerkt. De toewijzing gebeurt door de resourcemanager op basis van een formele aanvraag.

• Voorbeeld:

De aanvrager (projectleider) vraagt capaciteit aan van een vaardigheid van een bepaalde kwaliteit. Die aanvraag is bijv. 100 uur van een Oracle specialist. De 'normale' kwaliteit, waar de projectleider van uitgaat is '3 jaar ervaring'. Op basis van die kwaliteit immers denkt de projectleider 100 uur nodig te hebben. Bovendien denkt de projectleider dat de gevraagde capaciteit benodigd is in september.

De resourcemanager heeft te maken met o.a. de volgende vragen:

• Is de gevraagde capaciteit in die periode qua uren voldoende beschikbaar?
• Als dat zo is, wie is dat dan?
• Heeft die persoon ook routine werk te doen of is hij volledig voor projecten beschikbaar?
• Is de kwaliteit van die persoon van voldoende hoogte of moet de persoon meer uren ter beschikking krijgen om het gemis aan ervaring te compenseren?
• Indien meer uren noodzakelijk, strookt dat dan nog met de wens van de projectleider om het werk in september te laten plaatsvinden?
• Leent het werk zich ervoor om 2 personen inhoudelijk aan de activiteit te laten werken of kan het niet anders dan met slechts één man?

En zo zijn er meer vragen die beantwoord moeten worden alvorens tot aanwijzing van een medewerker kan worden overgegaan.

Scheduling

Er zijn vele systemen die op basis van een kritiek pad activiteiten kunnen verplaatsen in de tijd om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de ingezette mensen. Dit is niet zo moeilijk, omdat:

• De mensen al ingezet zijn;
• De speling van de activiteiten (0 op kritiek pad) bekend is;

Binnen die speling kunnen activiteiten worden verplaatst. Dat wordt moeilijker, zo niet onmogelijk indien er alleen aanvragen zijn op vaardigheidsniveau en mensen meer vaardigheden hebben. En dat is de praktijk. Dat kan alleen als een informatiesysteem eerst mensen aanwijst en dan een scheduling uitvoert. Het aantal mogelijkheden loopt exponentieel op.

Properties

Behalve vaardigheden (en de daarbij behorende ervaringsfactor) hebben mensen natuurlijk ook nog andere hebbelijkheden (properties) die voor een resourcemanager van belang kunnen zijn. Het is misschien handig voor een bepaalde activiteit dat de gevraagde resource in Amsterdam woont, of hij bereid is te reizen, of hij een rijbewijs heeft of bepaalde certificaten. Daarnaast is het natuurlijk van zeer groot belang om ervoor te zorgen dat mensen het naar de zin hebben. De resourcemanager moet dus ook rekening houden met individuele wensen zoals het type project waar men aan wil werken, het soort werk (de vaardigheid) waar men het liefst gebruik van maakt en het carrièrepad van de betreffende medewerker.

Search Engine

Een resource zoekmachine kan handig zijn. Als men het gevraagde profiel invoert kan men dat loslaten op de resourcedatabase en kan de engine met alternatieven komen. Het zou handig zijn wanneer scores zouden kunnen worden gegeven als er een aantal alternatieve oplossingen wordt getoond. Bij het opbouwen van het profiel zou men niet alleen de vaardigheden moeten invoeren, maar ook andere eigenschappen zoals "woont in Amsterdam". De zoekmachine zou rekening moeten houden met de wensen van de resource en zou dit in de score moeten meewegen. Dat betekent: er is iemand gevonden die voldoet voor 100% aan de gevraagde vaardigheden, maar de resource maakt liever gebruik van een andere vaardigheid die hij ook heeft.

Conclusie

De toewijzing van mensen op basis van een aanvraag is een complex geheel als rekening moet worden gehouden met de kwaliteit van arbeid en de planning. Een informatiesysteem zou zoveel mogelijk eigenschappen moeten kunnen tonen en de resourcemanager zoveel mogelijk inlichtingen geven op basis waarvan hij een gefundeerde beslissing kan nemen. Een zoekmachine biedt soelaas, maar het blijft de vraag of alle mensen optimaal, met medeneming van alle variabelen, kunnen worden ingezet.