Valkuilen bij verandermanagement

In dit artikel willen we de aandacht vestigen op een wonderlijke valkuil bij veranderingstrajecten: men wordt slachtoffer van de eigen analyseaanpak. Een transformatietraject wordt meestal opgestart na een "deskundig onderzoek" waarbij gebruik is gemaakt van vragenlijsten, checklisten en interviews ter inventarisatie van de problematiek. Op basis van de waardering van de geïnventariseerde onderwerpen en aandachtspunten bepaalt men de prioriteit van de door te voeren transformatie(s). Dan doet zich dikwijls het volgende vreemde verschijnsel voor:

Het onderzoek of de analyse verloopt goed. Prioriteiten worden afgeleid uit de waardering van de diverse aspecten. Maar de veranderingen c.q. verbeteringen die op basis van de resultaten worden geïmplementeerd, hebben het verkeerde of zelfs het omgekeerde effect. Nader onderzoek naar dit fenomeen heeft aangetoond dat

• De wijze waarop het onderzoek en de analyse hebben plaatsgevonden
• en
• De wijze waarop met name de conclusies en prioriteitstelling van de aan te pakken aspecten zijn vastgesteld

misleidend of niet betrouwbaar zijn zonder dat de onderzoeker dat zelf in de gaten heeft! Dit verschijnsel heeft niets te maken met de mate van ervarenheid van de onderzoeker, maar alles met de wijze waarop het onderzoek heeft plaatsgevonden.

Weet wat u meet

Het onderkennen van de juiste problematiek is de essentie van elk veranderings- en verbetertraject. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld zal worden aangetoond dat "een vragenlijst" in de meest gebruikte toepassingsvorm tot een beperkt en vertekend beeld van de problematiek leidt, zonder dat de juiste verander- en verbeterpunten om dit op te lossen (en hun prioriteit) worden onderkend. Sterker nog, zo’n vragenlijst leidt maar al te vaak tot verkeerde conclusies en daarmee tot verkeerde aanbevelingen. De reden is eigenlijk heel simpel: men weet eigenlijk niet wat men heeft gemeten.

Conclusie

De diagnose, het vaststellen van de problematiek, is bij het definiëren van verander- en verbetertrajecten van groot belang. De zeer gangbare manier van interviews met meer of minder gestandaardiseerde vragenlijsten zal in veel gevallen niet de juiste onderwerpen voor het voetlicht brengen. Als onderzoeken zonder weging van Belang en Uitvoering worden gerealiseerd is de kans op negatieve effecten groot. Enigszins (maar niet veel) gechargeerd gaat er dan waarschijnlijk het volgende gebeuren. Eerst zal het resultaat met trompetgeschal worden gepresenteerd. Het adviesbureau ondersteunt de bevindingen met perfect uitziende grafieken en rapporten die de prioriteit van het aanpakken van problemen niet onder stoelen of banken steken.

Op zoek naar werknemers voor uw organisatie? Bekijk hier wat Manpower voor u kan betekenen.

Vervolgens worden zaken aangepakt (helaas de verkeerde zaken en/of met de verkeerde prioriteit) en gaan er dingen gebeuren die niet bijdragen aan de oplossing van de problematiek. De eerst verantwoordelijken hebben geen gevoel voor de uitkomst omdat men andere zaken eerder geregeld wil hebben. Degenen die aan het onderzoek hebben meegewerkt zien maar niets gebeuren en dat wordt zo af en toe nog eens op een vergadering fijntjes onder de aandacht gebracht. De teneur wordt negatief: "Daarboven luisteren ze toch niet! Die hebben zo hun eigen belangen". De volgende keer wordt er niet meer of een stuk minder enthousiast aan een onderzoek meegewerkt, want het helpt toch niet. "Daarboven snapt men niet dat …. eerst geregeld moet worden want dat is in het belang van iedereen". Kortom, een fantastische voedingsbodem voor een conflict.

Het juiste uitganspunt maakt de kans op succes groter

Jammer, want met een goede scan en het logisch top-down werken kunnen dit soort problemen worden voorkomen. Scan eerst alle essentiële organisatiefuncties inclusief de belangrijkheidsweging en er wordt keurig in kaart gebracht waar de knelpunten en de successen liggen. Vervolgens kijkt men wat de discrepantie is tussen probleem en gewenste oplossing en de te volgen weg wordt snel duidelijk.

Natuurlijk zijn er meerdere factoren waardoor veranderingsprojecten kunnen mislukken. Maar als het uitgangspunt juist is, de diagnose helder en duidelijk is en u probleemgebieden en prioriteiten in kaart brengt, is de kans op succes al heel veel groter geworden.